Muitas pessoas acessam o site da Global Consult com uma questão que não é necessariamente comercial, mas representa uma dúvida comum nas empresas: Como controlar o Imobilizado da minha empresa na prática?
Como controlar o Imobilizado da minha empresa na prática?
Para responder essa questão aos interessados diversos, nós elaboramos um roteiro, similar a uma norma ou rotina de controle de patrimônio.
Esta rotina aplica-se a maioria das empresas do Brasil e atende integralmente a legislação em vigor (CPC 27) referente ao Ativo Imobilizado.
Este roteiro tem como objetivo balizar os controles para manter atualizado o inventário dos bens patrimoniais integrantes no Ativo Imobilizado da Empresa.
A razão da busca no saneamento deste tipo de dificuldade, encontrado no controle sobre a estrutura de apoio administrativo de gerenciamento das atividades patrimoniais, demonstra que as empresas estão focadas na adequação de um conjunto de normas.
Este conjunto de normas é bastante sólido, e tem o intuito de orientar seus funcionários para o desenvolvimento de seus trabalhos regulares, ajustados no princípio da eficiência e eficácia dos atos praticados, no que tange à gestão de bens patrimoniais.
Para este fim, estabeleceremos os procedimentos administrativos que deverão ser observados, pelas áreas envolvidas, quando às movimentações de bens do Ativo Imobilizado, aquisição, transferência e baixa de bens patrimoniais.
DEFINIÇÕES
Patrimônio Imobilizado
Definem-se por patrimônio imobilizado, nesta Norma, todos os bens móveis e imóveis da Empresa, disponíveis para o desenvolvimento das atividades inerentes a finalidade para qual a empresa se destina. Exemplos: Prédios, Terrenos, Instalações Industriais, Máquinas e Equipamentos, Moveis e Utensílios, Equipamentos de Informática, Ferramentais, Veículos e outros bens análogos.
Ativo Fixo
É o bem disponível e liberado para ser utilizado na atividade produtiva da Empresa. O bem do imobilizado está ativado em um determinado Centro de Custo.
Centro de Custo
É a área de responsabilidade do bem ativado, devidamente identificável. O Centro de Custo delimita uma área da Empresa onde o bem encontra-se instalado e, portanto, onde são lançados os custos de depreciação desse bem. O Centro de Custo será identificado por código e/ou nome da área onde o bem se localiza.
Código de Centro de Custo
O código de Centro de Custo foi elaborado com base na estrutura organizacional da empresa.
Responsável Direto pela Unidade de Centro de Custo
É o funcionário oficialmente designado para uma determinada área que será o responsável oficial pelos bens locados em seu Centro de Custo, geralmente o Gerente do setor.
Cadastramento do Patrimônio
Primeiramente, o responsável pelo Cadastro do Patrimônio deverá fixar a Plaqueta de Identificação ao bem, e depois, efetivar o cadastro, registrando os dados do bem no Sistema de Controle patrimonial.
Plaqueta de Identificação
É a carteira de identidade do bem. No bem móvel é fixada uma Plaqueta, contendo o número de identificação e código de barras, para facilitar sua localização. Através do sistema informatizado, pode-se rastrear a movimentação de um bem amarrando-se o número da Plaqueta ao código do Centro de Custo e Localização.
Termo de Compromisso e Guarda
É o documento onde o funcionário, que tem a necessidade de se deslocar da sede com o bem pertencente a EMPRESA, assina se responsabilizando em utilizá-lo somente para executar tarefas de interesse do clube, guardar e preservar o bem afim de não danificá-lo bem como comunicar ao responsável da área caso ocorra extravio ou roubo do bem.
Documento de Comunicação de Movimentação de Bens
É o documento onde o funcionário, que tem a necessidade de adquirir um bem para desempenhar alguma atividade de interesse do clube deve preencher acrescentando todos os dados referente ao bem adquirido bem como o local e centro de custo que esta sendo destinado o mesmo.
UNIDADES FUNCIONAIS ENVOLVIDAS
- ADMINISTRAÇÃO
- PATRIMONIO
- FINANÇAS
- RECURSOS HUMANOS
- INFORMÁTICA
- ALMOXARIFADO
- DEPOSITO
- Outras
NORMAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Aquisição de bem
Processo de Compra Padrão
- A área requisitante do bem emitirá um documento SOC – Solicitação de Compra para aprovação do setor, onde o mesmo autorizará a realização de orçamentos com o intuito de avaliar os preços orçados e demais vantagens;
- O departamento de Compras realizará três orçamentos e lançará num sistema próprio, destacando o de melhor custo/benefício;
- O setor x autoriza a compra assinando o documento SOC;
- O documento de autorização de compra chega ao Financeiro para o pagamento;
- O setor de Compras realiza a compra onde neste momento deverá preencher o CMB com todos os dados informativos necessários para o efetivo cadastro do bem;
- Após esta etapa envia a NF juntamente com a CMB para o Almoxarifado informando quanto à data de entrega do bem, devendo informar também a Administração bem como o responsável pelo cadastro patrimonial (funcionário da Global);
Recebimento de Bens para Emplaquetamento e Liberação Padrão
- O almoxarifado recebe o Bem e indexa a NF junto ao CMB e informa ao responsável pelo cadastro patrimonial (Global);
- Também deverá informar a Administração e ao setor de Compras quanto ao recebimento do bem;
- O responsável pelo cadastro patrimonial se desloca até o local onde se localiza o bem para a devida identificação empaquetando o bem seguindo a ordem numérica de controle;
- Após a Liberação do responsável pela identificação do bem o almoxarifado entrega a mercadoria, encaminhando o bem para área responsável;
Transferência de Bem
Processo de Transferência de Bem
- Todas as transferências de bens do Ativo Imobilizado deverão ser processadas através do preenchimento do documento CMB – Transferência e encaminhada para o responsável pelo controle patrimonial;
- A contabilidade deverá validar a CMB, verificando se todos os campos estão preenchidos corretamente;
Processo de Registro Patrimonial
- Caso esteja preenchido corretamente a CMB o responsável pelo controle patrimonial processará no sistema de patrimônio e informará a área receptora do bem (centro de custo) e a área de Serviços Gerais para providencias de remoção;
Obs.: Esta solicitação deverá ser efetuada pela pessoa que detenha responsabilidade para tal evento (responsável pelo setor).
Baixa de Bem
Processo de Baixa de Bens do Ativo Imobilizado
- Todas as Baixas de bens do ativo Imobilizado deverão ser processadas através do preenchimento do documento CMB – Baixa e encaminhada para o responsável pelo controle patrimonial para processar no sistema de patrimônio;
Processo de Disponibilidade de Venda ou Doação de bens
- A área de Serviços Gerais realizará uma triagem dos bens recolhidos para baixa, de acordo com seu estado de conservação, onde ficarão disponíveis para venda (caso haja oportunidade de venda significativa) ou disponibilizado para doação preenchendo o CMB – Baixa salientando tais informações;
Processo de Sucateamento de bens
- Com base na triagem da área Serviços Gerais os bens que não poderão ser vendidos ou doados, deverão ser sucateados e vendidos como sucata pela área Serviços Gerais preenchendo o CMB – Baixa salientando tais informações;
Processo de Registro Patrimonial
- Caso esteja preenchido corretamente a CMB o responsável pelo controle patrimonial processará no sistema de patrimônio;
Reparo e Manutenção de Bem do Ativo Imobilizado
Processo de Reparo e Manutenção de bens
- Inicialmente nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prévia quanto ao prazo de validade da garantia do bem ou à existência de contrato de manutenção preventiva ou corretiva.
- O orçamento da necessidade de serviço deverá ser realizado nas dependências do clube, sob a vistoria do setor de Serviços Gerais onde designará um técnico para esse fim, preferencialmente conhecedor do problema do bem.
- Após esta analise o requisitante (pessoa interessada no reparo do bem) deve preencher o CMB – Reparo e Manutenção informando os dados cadastrais do bem, aguardando o retorno do serviço de reparo no setor do Almoxarifado para informar o sucesso do conserto.
Processo de Registro Patrimonial – Reparo e Manutenção
- Caso esteja preenchido corretamente a CMB o responsável pelo controle patrimonial deverá identificar o bem e processar as informações no sistema de patrimônio;
Recebimento de Doação
Processo de Recebimento de Doação
- Caso aconteça a possibilidade de recebimento de uma doação o responsável da área contemplado deverá preencher corretamente o documento de recebimento de doação para o devido registro;
Processo de Registro Patrimonial – Doação
- O Caso esteja preenchido corretamente a CMB o responsável pelo controle patrimonial deverá identificar o bem e processar as informações no sistema de patrimônio;
RESPONSABILIDADES
- Patrimônio (Contabilidade) : Será responsável pela normatização, evento contábil, emplaquetamento, identificação dos bens no sistema de patrimônio e inventário dos bens do Ativo permanente.
- Setor de Compras: Serão responsáveis pela compra dos bens do ativo Permanente.
- Almoxarifado: A área de almoxarifado será responsável pela recepção dos bens adquiridos e solicitará a área de patrimônio que proceda com o emplaquetamento e registro dos bens antes de serem enviados as áreas requisitantes.
- Serviços Gerais: Será responsável pelas remoções internas dos bens para outras áreas, e recolhimento de bens inservíveis para o depósito para posterior triagem e procedimentos de descarte.
- Demais Áreas: Serão gestoras dos seus recursos de ativo permanente, reportando-se as áreas de Patrimônio (contabilidade), Compras, Almoxarifado e Serviços Gerais, para demandar os serviços acima mencionados.
Por Gilberto Oliveira – Diretor Comercial da Global Consultoria
A equipe da Global Consult está a disposição para maiores detalhamentos sobre este tema. Entre em contato com a nossa equipe ou ligue 0800.0095555
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