Controle de imobilizado no Sistema S: Como realizar o inventário de bens durante a pandemia

O objetivo deste post é apresentar as soluções que praticamos no mercado para realizar o inventário físico nas empresas do chamado “SISTEMA S”, em tempos de pandemia de COVID-19 e isolamento social.

Antes de entrarmos na questão do Inventário de ativos para as empresas do Sistema S, precisamos listar quais são essas entidades e suas finalidades.

O que é o sistema S

São 141 entidades do Sistema S (Sistemas Senai, Senac, Sesi, Sesc e Senar), atuam na educação profissionalizante, saúde, lazer e cultura. Atuação de forma complementar a do Estado.

As entidades que compõe o “Sistema S” são classificadas como entes paraestatais não integrantes da Administração Pública, mas que prestam serviços considerados de interesse público.

São entidade de direito privado, que administram recursos públicos, estando, assim, sob a jurisdição do Tribunal de Contas da União. Estas entidades movimentam grandes valores de recursos em suas atividades, para se ter um exemplo da materialidade destes valores, foram arrecadados em torno de R$ 17 bilhões em 2015.

Como surgiu a necessidade por controles de Imobilizado, inventário e determinação das vidas úteis para as Empresas do Sistema S?

Segundo informações constantes no site do TCU:  O Tribunal de Contas da União (TCU) avaliou o nível de transparência sob os aspectos de divulgação de dados sobre receitas e despesas, demonstrações contábeis, licitações, contratos, transferências de recursos e atendimento ao público em geral.

A maioria das entidades do Sistema S publica seus orçamentos nos respectivos sítios eletrônicos na internet. Os orçamentos aprovados e os executados são publicados trimestralmente.

O tribunal recomendou a contratação de auditores independentes e a implantação de unidades de auditoria interna, uma vez que nem todas as entidades contam com essas unidades e nem passam por auditoria externa e, também deu um prazo de 1 ano para as empresas do Sistema S adequem seus sistemas contábeis de forma que suas demonstrações sejam elaboradas, no que couber, com base na contabilidade aplicada ao setor público, seguindo os moldes exigidos pela Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 16.6.

Como atender as necessidades de controle de Imobilizado das empresas do Sistema S?

Para que as empresas do Sistema S estejam regularizadas no que se refere ao Ativo Imobilizado é necessário atender integralmente a Legislação Vigente para estas Entidades, no caso do Ativo Imobilizado é NBC TSP-07 aprovada pelo Conselho Federal de Contabilidade e está de acordo com a IPSAS 17 – Property, Plant, and Equipment, editada pelo International Public Sector Accounting Standards Board da International Federation of Accountants (IPSASB/Ifac).

O objetivo do NBC TSP-07 é estabelecer o tratamento contábil para ativos imobilizados, de forma que os usuários das demonstrações contábeis possam discernir a informação sobre o investimento da entidade em seus ativos imobilizados, bem como suas variações.

As principais questões a serem consideradas na contabilização do ativo imobilizado são (a) o reconhecimento dos ativos, (b) a determinação dos seus valores contábeis e (c) os valores de depreciação e de perdas por redução ao valor recuperável a serem reconhecidos em relação a eles.

Inventário de Imobilizado para empresas do “sistema s” durante o período de pandemia

Devido a pandemia de Covid-19 e a necessidade de cuidados especiais no distanciamento social e profissional, nós da Global Consultoria adotamos as seguintes práticas para atender a demanda dos clientes mesmo nestes tempos de pandemia mundial:

  • Inventário físico realizado em horários especiais após o horário comercial (após 18:00hs).
  • Inventário físico durante os finais de semana, período no qual as empresas estão com poucos colaboradores;
  • Equipe testada semanalmente para o corona vírus;
  • Vistoria de campo com todos os EPI’s habituais mais os equipamentos para prevenir a transmissão do corona vírus.

A Global Consultoria é uma empresa especialista na realização do inventário físico de todo o ativo imobilizado e conta com software próprio, equipe altamente capacitada e processos que garantem um resultado preciso para a sua empresa.

Como a Global Consult pode contribuir para a aplicação da NBC TSP-07 para as Entidades do Sistema S?

A Global Consult executa o serviço de Inventário Patrimonial para as Entidades do Sistema S utilizando as melhores práticas, software e equipamentos de última geração, além de equipe especializada e treinada para a atividade.

Esta importante etapa do controle patrimonial atende integralmente a NBC TSP-07 e resultará em uma base de dados do Ativo Imobilizada correta e organizada, de forma a assegurar as decisões gerenciais com base em informações corretas e atualizadas.

O Inventário dos bens do Ativo Imobilizado é realizado com tecnologia própria desenvolvida pela Global e utiliza coletores de dados, Tablet’s ou Celulares, dependendo das características da entidade quanto ao ambiente de trabalho.

A Global Consult utiliza o equipamento e o software adequado para cada necessidade específica da uma das entidades do Sistema S.

O Inventário de Ativos, além de verificar a existência física dos bem, coleta diversas informações sobre o os bens do Imobilizado, destacam-se:

  • Descrição completa e padronizada
  • Situação do item (em uso ou fora de uso)
  • Estado físico do bem
  • Número de série
  • Informações junto a placa do fabricante.

Além de informações técnicas do item o inventário também atualiza informações Gerenciais, como:

  • Local;
  • Centro de Custos;
  • Responsável

Todos os itens inventariados recebem um número de identificação (através de placa metálica, etiqueta de identificação, RFID); caso os bens a serem inventariados já possuam identificação de patrimônio (mesmo que parcial), a Global Consult utiliza esta informação e fixa novas etiquetas de identificação nos equipamentos que estiverem sem a chapa.

Etapas do Inventário Físico:

  • Planejamento do projeto;
  • Vistoria Prévia de campo;
  • Elaboração do Cronograma;
  • Execução;
  • Revisão de qualidade e finalização.

O resultado do Inventário Físico é uma relação de todos os bens existentes na Entidade do Sistema S, identificados, com descrição padronizada, com os respectivos locais e centro de custos atualizados pelo Inventário do Imobilizado.

Conclusão

A transparência em todas as atividades é um anseio da sociedade brasileira, bem como uma exigência Legal. Há uma série de normas contábeis e entidades de fiscalização sobre todas as entidades, sejam elas de finalidade filantrópica, comercial, indústria, etc… A equipe da Global Consult está a disposição para contribuir com as entidades do Sistema S na adoção da NBC TSP-07 para o controle do Ativo Imobilizado, para maiores informações, contate-nos.  Acesse este link ou ligue 0800.009.5555

 

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