Características do Inventário Patrimonial

Inventário Patrimonial reúne todo o patrimônio imobilizado de uma empresa, o que proporciona uma fácil, mas também completa, identificação dos bens imobilizados, assim como saneamento de irregularidades, caso haja, ajustes contábeis.

E disponibiliza um cadastro com todas as informações necessárias sobre a empresa (o que tem, onde está, e qual o seu valor. 

Para além de permitir manter registros dos bens imobilizados da empresa, o inventário físico de bens patrimoniais atende às exigências fiscais e legais.  

De fato, controlar os bens de qualquer empresa se mostra um desafio. Essa é uma tarefa que implica muito esforço por parte dos empresários, mas também paciência, comprometimento e dedicação.

Para conseguirmos elaborar um inventário patrimonial, precisamos parametrizar os registros da empresa, os quais envolvem áreas da empresa, funcionários responsáveis, e categorias dos bens, sendo que estes últimos devem estar alinhados com as contas contábeis.

Assim que esse trabalho esteja concluído, é necessário fazer o lançamento dos bens, preenchendo de forma detalhada alguns itens para depois fazer o acompanhamento do inventário de forma periódica.

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 O que se considera um Item patrimonial?

Um Item Patrimonial, ou Bem Patrimonial, é todo o patrimônio que pode ser convertido em dinheiro. Assim sendo, todas as propriedades e diretos que não tenham valor financeiro não são considerados como bens patrimoniais.

Cada item patrimonial, na elaboração do inventário, deve conter as seguintes informações: Código (DNA), Descrição detalhada, Categoria, Responsável, Área do responsável, Data da compra do bem, Vida útil,Taxa depreciativa,Valor de aquisição, Número de série (caso haja), Descrição do local e Fotografias

Objetivos do inventário patrimonial

Os objetivos variam do tamanho da empresa. Empresas maiores fazem o inventário patrimonial para obter dados concretos e acompanhar a evolução dos seus bens aquando a publicação do balanço patrimonial.

Já no caso de empresas de pequeno porte, o principal objetivo do inventário de bens patrimoniais é não deixar que os bens percam valor sem que a empresa provisione devidamente a compra de novos bens futuramente.

De qualquer das formas, o Inventário Patrimonial permite um controle total do imobilizado da empresa, sendo uma das ferramentas mais importantes e eficientes no acompanhamento de cada bem, de forma individual. Isso permite que o empresário evite perdas. Além disso, permite um mapeamento importante quanto à localização do bem, assim como saber de quem é a responsabilidade de sua proteção e guarda.

Ter o inventário se mostra imprescindível para manter a fidedignidade das informações contábeis.

Assim, o principal objetivo dos inventários patrimoniais é fornecer aos empresários condições para um controle completo e eficiente de seus bens. Através do inventário, é possível ter um conhecimento detalhado por categoria, por departamentos, e ter as informações gerais de determinado ativo imobilizado.

Vejamos em maior detalhe os benefícios e vantagens de elaborar um inventário dos bens patrimoniais da empresa.

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Benefícios do inventário patrimonial

O inventário patrimonial, também designado de inventário de bens patrimoniais, é a primeira ferramenta para o controle dos bens da empresa. É de extrema importância para que nenhum item ou produto perca valor ao longo do tempo, evitando que chegue o momento em que determinado bem não funcione e preciso de reposição.

Não fazer esse trabalho de forma periódica pode levar a grandes custos imprevistos, podendo prejudicar o fluxo de caixa de qualquer empresa, independentemente de seu tamanho.

É importante que o empresário tenha uma noção real dos itens que já estão depreciados, e quais estão próximos de depreciar, assim como seu real estado de conservação. Só com essa informação detalhada é possível alocar os recursos de forma eficiente.

Assim sendo, quando temos um bom controle do inventário dos bens patrimoniais, podemos fazer uma análise correta de vários aspectos importantes, especialmente:

• Conhecimento do inventário de bens por categorias – Consegue ter uma visão de quantos itens tem em cada categoria, assim como seus detalhes (custo – total, médio – valor atual do bem, comparativo com os custos gerais da empresa).

• Conhecimento do inventário de bens por áreas – Permite saber se alguma área não está garantindo o cuidado do patrimônio, e quais áreas sofrem com itens depreciados e sucateados.
• Conhecimento das informações gerais do ativo imobilizado e da empresa – Permite que tenha um conhecimento real do custo total dos bens patrimoniais, qual a porcentagem de itens que estão depreciando, seu estado de conservação e quais os itens precisam de uma reposição imediata.

Esses são apenas alguns dos benefícios de manter um inventário patrimonial atualizado. Mas não se ficam por estes. Existem muitas mais vantagens, como:

• Planejar investimentos futuros tendo como base a real necessidade da empresa
• Prever os custos com a depreciação dos itens
• Otimizar inventários patrimoniais futuros
• Orçar e planejar tendo como base os dados reais
• Criar rotinas de gestão patrimonial
• Enquadrar a empresa em certificação ISO e processos de qualidade
• Reorganizar os controles contábeis e físicos
• Gerenciar corretamente os créditos fiscais
• Fornecer relatórios por centros de custo, unidade de negócios, categorias e localização geográfica

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A importância de contratar uma empresa especializada para realizar o inventário patrimonial

Fazer o inventário patrimonial exige conhecimentos técnicos especializados que possam garantir os benefícios e vantagens que ele proporciona para a sua empresa.

É imprescindível que se faça um bom planejamento, assim como um plano de ação, incluindo uma planilha de excel que esteja formatada para organizar todas as informações, e as quais possam ser tratadas.

É também importante que tenha um sistema ERP muito bem elaborado para depois fazer a gestão do patrimônio.

Tendo em conta que as planilhas e ferramentas para fazer o controle do inventário patrimonial são muito complexas e técnicas, é sempre recomendável contratar uma empresa que seja especializada no ramo para ajudá-lo a fazer esse controle.

A contratação de uma empresa especializada permite que sua empresa disponha de uma equipe multifuncional, com expertise suficiente para agregar valor real à sua empresa.

O Inventário Patrimonial é feito com etiquetas com códigos de barras, facilitando sua identificação, sendo possível também a identificação do bem com etiquetas RFID.

Além de permitir uma revisão de processos e rotinas, propicia também a integração do inventário com todos os outros sistemas que estejam envolvidos com o patrimônio da empresa.

A elaboração do Inventário Patrimonial por parte de uma empresa especializada e profissional permite um gerenciamento de custos eficiente, assim como a identificação correta dos bens.

Ademais, a empresa criará normas para manter o controle do inventário do ativo fixo depois do inventário estar concluído. Poderá também realizar um inventário físico e uma reorganização contábil dos bens patrimoniais da empresa.

Contratar uma empresa especializada permite ainda o confrontamento do físico levantado com o contábil registrado, além de ajustar e sanear o cadastro de bens.

A contratação de uma empresa profissional e qualificada, com uma equipe diversificada, permite também uma reclassificação dos bens patrimoniais em suas contas e centros de custo, ou outras formas de controle que sejam mais apropriadas.

A empresa também ficará encarregue de atualizar todas as informações no sistema de controle de patrimônio da empresa.

Para ter certeza que contrata uma empresa séria, e que beneficiará de um bom controle patrimonial, garanta que ela segue todas essas etapas:

• • • Diagnóstico / Planejamento Inicial – A empresa faz um diagnóstico da situação atual da empresa, coletando informações e documentos contábeis, e fazendo uma análise das necessidades. É feito também um planejamento do projeto de acordo com os serviços contratados e as necessidades da empresa.
    • Inventário físico – A empresa faz uma vistoria física, onde identifica os bens e depois lhes coloca etiquetas patrimoniais. É feita ainda a coleta de dados para padronizar descrições e classificações dos dados. Depois emite relatórios onde constam os resultados do processo de inventário feitos em campo.
    • Levantamento contábil – Esse levantamento permite validar as informações registradas no Sistema de Controle Patrimonial ou na contabilidade da empresa. A empresa faz uma análise dos bens contábeis registrados no sistema e verifica se eles estão corretamente registrados. Faz também uma pesquisa de todas as notas fiscais de aquisição para a identificação correta dos bens, assim como datas de aquisição e seus valores.
    • Padronização – Nessa etapa é feita a valorização individualizada de todos os bens contabilizados por total de projeto, NF ou OS. A empresa faz também um fechamento conta a conta, anual, onde se incluem os balanços patrimoniais dos últimos 5 anos. É nessa etapa também que se elabora um diagnóstico fiscal com base nas revisões de depreciação. Nessa altura é feito o cálculo da depreciação, assim como sua correção monetária acumulada para cada item, ajustando com os saldos contábeis.
    • Cotejamento – A empresa valida todas as informações registradas na contabilidade e sistema de controle patrimonial com base nos documentos e registros contábeis, fazendo a conciliação das informações agrupadas no inventário físico.
    • Saneamento – A última fase do Inventário Patrimonial é eliminar todas as sobras contábeis e físicas.

Tendo em conta a importância de um bom inventário patrimonial, é imprescindível a contratação de uma empresa que garanta a sua execução da melhor forma. Por isso deve avaliar a empresa em questão antes de contratar os seus serviços. Só assim usufruirá de todas as vantagens e benefícios de fazer um inventário de bens patrimoniais.

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