Problemas com inventario de patrimônio

O Inventário Patrimonial é o primeiro passo prático para o devido controle do imobilizado da empresa. Pode parecer inicialmente simples, na verdade é preciso ter critérios e atenção para sua correta aplicação na prática.

Possíveis problemas com inventario de patrimônio na prática:

  • Falta de organização prévia e planejamento para a correta execução do inventário patrimonial.
  • Não identificar os bens do imobilizado com plaquetas numéricas.
  • Não identificar corretamente a descrição do bem completa.
  • Não registrar corretamente a localização e o devido centro de custos do bem.
  • O inventário do Imobilizado deve contemplar todos os bens patrimoniais.
  • Não utilização de recursos de hardware e software que proporcionam maior qualidade e agilidade na inventário do imobilizado.

Vamos detalhar os principais fatores que se não forem observados podem acarretar em graves problemas no inventário de patrimônio:

Falta de organização prévia e planejamento para a correta execução do inventário patrimonial

Antes de iniciar o inventário de imobilizado deve-se planejar o projeto. Dessa forma, deve-se preparar um roteiro de trabalho, cronograma com datas de início e fim de cada local, planta ou fábrica. Analisar a quantidade de itens e estimar a equipe, entre outras atividades de planejamento e gestão do projeto.

Não identificar os bens do imobilizado com plaquetas numéricas

Os bens devem ser identificados com plaquetas numéricas sequenciais, sem duplicidades. As plaquetas de identificação podem ser de RFID (objeto de detalhamento em outro post), com código de barras ou outro material, desde que apresentem boa resistência a materiais de limpeza, ambiente externo, calor, etc. Em outras palavras, a plaqueta de identificação tem que ser projetada para longa duração.

Não identificar corretamente a descrição do bem completa

Para o registro correto e a devida identificação dos bens durante o inventário do imobilizado, os seguintes campos devem ser observados e anotados:

Descrição completa da “espécie” do bem, atenção, pois não pode constar (por exemplo) simplesmente a “espécie” do bem, veja a diferença:

  1. Descrição do bem (incompleta) no inventário: Mesa de Reuniões.
  2. Descrição do bem (completa) no inventário: Mesa de Reuniões em madeira, formato retangular, para 8 pessoas, revestimento formica.

Outro exemplo:

  1. Descrição do bem (incompleta) no inventário: Monitor de Vídeo.
  2. Descrição do bem (completa) no inventário: Monitor de vídeo, marca Dell, Modelo Dell XYX, tela de 21 polegadas, número de série 123456.

Não registrar corretamente a localização e o devido centro de custos do bem

Além da descrição completa com espécie + Marca + modelo + capacidade + número de série é fundamental constar informações sobre a localização exata do bem com Local, Planta, Unidade, Filial, centro de custos, entre outras informações adicionais, como o TAG, Fabricante, etc. 

O inventário do Imobilizado deve contemplar todos os bens patrimoniais 

O efetivo controle dos bens patrimoniais deve contemplar 100% dos itens, pois os controles parciais levam a resultados incompletos e não atenderão as exigências legais e principalmente as auditorias. Somente com o Inventário patrimonial completo há um efetivo Controle de bens do imobilizado.

Se a empresa possui o Controle do Ativo Imobilizado atualizado a geração de arquivos que comprovam a existência de um Ativo Imobilizado fica fundamentada.

Para atendimento as exigências Auditoria o Inventário patrimonial completo resultará em efetivo controle: O Controle Patrimonial de todos os bens patrimoniais é fundamental para atender as exigências das Auditorias. Os auditores externos efetuam testes no imobilizado da empresa auditada, se identificarem a falta de controle dos bens patrimoniais essa situação é apontada nos relatórios de auditoria e podem acarretar até em um ponto de “ressalva” no balanço. Esta situação pode ser evitada se a empresa possui um bom controle patrimonial e os bens do Ativo Imobilizado estão controlados e registrados corretamente, certamente a Auditoria não encontrará nenhum problemas e não haverá apontamentos no Balanço.

Conclusão sobre os riscos e possíveis problemas no inventário patrimonial

O inventário Patrimonial é o primeiro passo para o efetivo controle dos bens do imobilizado da empresa. Dessa forma dará suporte a todas as exigências que recaem sobre o Imobilizado, sejam elas de caráter Financeiro, Política de administração, Controle para Seguros, Publicação de Balanço e atendimento a Auditoria.

O inventário deve ser executado com critérios bem definidos durante a etapa de “planejamento do projeto”. A Global Consult é especialista em inventário de Imobilizado, conte com agente para seu próximo projeto.

Se a sua empresa necessita realizar o inventário patrimonial, considere terceirizar esta atividade com quem é especialista no assunto. Entre em contato com nossa equipe para que possamos ajudá-lo. Agende uma reunião estratégica.

Por Equipe Global Consultoria

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