Inventário em Escolas : Como realizar

por | nov 22, 2024 | Inventário Patrimonial

Como realizar Inventário em Escolas – Itens individuais ou em conjunto?

Neste post vamos abordar o serviço de inventário de  bens móveis Imobilizados oferecido pela Global Consult que contribuem para o efetivo controle físico dos bens do Imobilizado de Escolas, Universidades e outras entidades que possuem muitos itens da mesma espécie, por exemplo carteiras universitárias.

Inventário Patrimonial em Instituições de Ensino: A Chave para Precisão Contábil e Planejamento Estratégico

Para a maioria das Escolas e Universidades uma das grandes dificuldades enfrentadas pelos gestores é manter com absoluta precisão o controle dos seus processos internos, principalmente em relação à área contábil e do Imobilizado.

O momento é oportuno, pois estamos nos aproximando do período de férias escolares, esse é o momento ideal para a realização do inventário físico dos bens deste ramo de atividade.

Dificuldades para criar processos e manter os registros contáveis dos bens patrimoniais

Em muitos casos, uma grande dificuldade está em criar processos para manter os registros contábeis de seus bens patrimoniais devidamente organizados.

Embora se perca em meio a outras prioridades no dia a dia das equipes contábeis, o controle dos bens patrimoniais é um assunto muito importante, uma vez que as discrepâncias entre a localização física dos seus ativos e seus respectivos registros contábeis, podem prejudicar a visão exata do patrimônio que a Escola realmente possui.

E as informações incorretas podem prejudicar o balanço, interferir nas suas projeções de investimentos e de depreciação. Além de impactar na precisão do planejamento financeiro.

Por exemplo, imagine que na sua Escola ou Universidade haja planos de expansão na quantidade de alunos matriculados?

Qual a quantidade de itens do Imobilizado tem disponível?

Qual a quantidade que precisa ser adquirida?

Essas respostas são possíveis com efetivo controle.

 Por conta disso, entre outros fatores, a reorganização dos bens patrimoniais é algo que deve estar no “radar” dos gestores, que devem se preocupar em realizar um inventário físico completo dos seus bens imobilizados periodicamente.

Grande parte das Escolas e Universidades que realizam o inventário patrimonial, o fazem por exigências das auditorias. No entanto, o inventário de bens patrimoniais vai muito além de um mero laudo para fins de balanço ou atendimento à legislação.

Posso registrar os itens em conjunto ou o controle deve ser individual?

O inventário patrimonial para a Escola ou Universidade não é uma atividade fácil de ser realizada. Trata-se de uma atividade complexa e que demanda tempo, planejamento e equipes especializadas para o sucesso no resultado. Dessa forma, é recomendável contratar empresas especialistas para sua realização.

Mas o Registro é individual ou em Conjunto?

Vamos partir da NBC TG 27 (R4) / CPC 27 Ativo Imobilizado.

Conceito

Basicamente, a Norma Contábil define o ativo imobilizado como “item tangível que:

 (a) é mantido para uso na produção ou fornecimento de mercadorias ou serviços, para

aluguel a outros, ou para fins administrativos; e

 (b) se espera utilizar por mais de um período.”

Critério de Julgamento

Mais adiante a NBC TG 27 nos itens de 7 a 9 reforça o conceito acima e destaca a necessidade de critério de julgamento específico por cada entidade (o destaque em vermelho é nosso):

“7. O custo de um item de ativo imobilizado deve ser reconhecido como ativo se, e apenas se:

(a) for provável que futuros benefícios econômicos associados ao item fluirão para a entidade; e

(b) o custo do item puder ser mensurado confiavelmente.

Os bens imobilizados são o patrimônio da empresa e devem ser preservados, organizados e devidamente controlados de acordo com seu critério de controle e área de atuação, desde que atenda as orientações do Fisco e sob a luz do CPC 27.

No nosso entendimento, se uma escola/universidade optar por controlar os bens do Ativo Imobilizado em conjunto ela terá ganhos no controle (menos itens para controlar), por exemplo:

“Conjunto de 100 Carteiras Universitárias fixas Marca Giroflex”. Ou seja, ao invés de ter 100 registros individuais, ela terá apenas 1, o conjunto

Por outro lado, se houver uma baixa de poucos itens por quebra, perda, ou outro motivo qualquer que justifique a baixa, esse processo será mais complexo, visto que será uma baixa parcial do item em conjunto.

Terceirização do inventário patrimonial

A terceirização do inventário para a Global Consult libera a sua equipe para cuidar do seu negócio e garante um laudo técnico preciso e com nossa orientação para sua melhor opção.

A Global Consultoria é uma empresa especialista na realização do inventário físico de todo o ativo imobilizado e conta com software próprio, equipe altamente capacitada e processos que garante um resultado preciso para a sua empresa.

Com metodologia própria a Global realiza o inventário em Escolas e Universidades seguindo algumas etapas:

Características do inventário em instituições de ensino

Planejamento do projeto e detalhamento de cada etapa de trabalho.

  • Vistoria Prévia de campo e realização do “projeto piloto” com a escolha de uma loja que servirá de modelo para as descrições e critérios para serem replicados as demais escolas da rede.
  • Elaboração do Cronograma detalhada e com acompanhamento diário da evolução do projeto.
  • Execução do inventário físico com detalhamento e identificação individual de cada item do Imobilizado.
  • Revisão de qualidade e auditoria dos locais inventariados, realizada pelos gestores da Global e com o acompanhamento do cliente.

Finalização do projeto de inventário

Finalização do projeto com a entrega dos arquivos, Laudos e relatórios de itens inventariados, conciliados e sobras para cada uma das lojas da rede que foram inventariadas e um consolidado.

O resultado é uma relação de todos os bens existentes nas Escola ou Universidade, devidamente identificados, com toda a descrição padronizada, com os respectivos locais e centro de custos atualizados pelo inventário imobilizado.

Agora que você já sabe a história e a importância do inventário patrimonial para a sua empresa e como realiza-lo de forma fácil e segura, está na hora de começar!

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