Inventário Patrimonial

Descomplicando a conciliação de bens inventariados

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Entenda os níveis de conciliação de itens inventariados versus base contábil e saneamento.

Hoje vamos abordar os critérios de conciliação utilizados pela Global Consult, quais os níveis de cotejamento em escala de prioridade, reforçando os critérios, e a importância de segui-los rigorosamente, Aboraremos também o saneamento das sobras como etapa complementar do serviço de inventário e conciliação.

Nós da Global Consult estamos em constante evolução e os níveis de cotejamento que apresentamos neste post não são fixos. Em muitas empresas é preciso considerar suas características e adaptar os níveis de cotejamento a sua realidade, bem como o saneamento das sobras que em muitos projetos não se faz necessário devido ao baixo volume de sobras contábeis e físicas

O que é conciliação de bens do ativo imobilizado

Vamos iniciar esse blog definindo o que é CONCILIAÇÃO de bens do ativo imobilizado?

Esta atividade consiste em identificar os itens inventariados pela Global Consult na base contábil (ERP) do cliente. Essa identificação segue rigoroso critério de prioridade, também conhecido como “níveis de conciliação”.

Quais os NÍVEIS de Conciliação?

Os níveis de conciliação são critérios definidos em reunião prévia denominada “reunião de planejamento” do projeto. Basicamente a conciliação considera a descrição do bem completa e outras informações do item patrimonial, como Marca, Modelo, número de série, fabricante, local centro de custos e até níveis menores, mais detalhados como andares, salas, etc..

QUAIS e QUANTOS são os níveis de conciliação

O critério de cotejamento (Conciliação) é dividido em 7 níveis, seguem abaixo:

1º Nível de conciliação à Itens com o mesmo número de patrimônio, ou seja, o número de identificação (Chapa de patrimônio) é o mesmo número no cadastro contábil. Chapa atual do bem é igual ao número do ERP (Cadastro de itens contábil);

2º Nível de conciliação à Itens com o número de série inventariados em campo pela Global são conciliados com os respectivos itens do cadastro contábil que possuírem esta informação, mesmo que essa informação do número de série esteja no campo descrição ou em campo específico;

3º Nível de conciliação à Itens do mesmo centro de custos, sala, andar, local ou planta/divisão e que possuam a mesma descrição (que sejam da mesma espécie de bem e atendam os demais níveis de conciliação);

4º Nível de conciliação à Itens com a mesma descrição completa (espécie, marca, modelo e capacidade), independentemente do local, sala, andar ou do centro de custos;

Este nível tem uma característica importante, este nível autoriza o cotejamento entre locais, filiais, plantas diferentes;

5º Nível de conciliação à Itens inventariados e que constem na base contábil com a mesma descrição (espécie) e que possuam mais as duas informações características: MARCA E MODELO do bem;

6º Nível de conciliação à Itens inventariados e que constem na base contábil com a mesma descrição (espécie) e que possuam APENAS UMA das duas informações características: MARCA OU MODELO do bem;

7º Nível de conciliação à Mesma espécie do bem, ou seja, os itens passiveis de conciliação já foram cotejados nos níveis anteriores e as sobras que chegaram até este sétimo nível é que não foram cotejados em critérios anteriores. Basta que sejam da mesma espécie para serem cotejados neste nível (lembrando que este nível é utilizado apenas para as contas de M&U e Informática)

O que é saneamento das sobras contábeis e físicas

O “saneamento das sobras” é um serviço complementar da conciliação, em muitos projetos não é necessário devido ao baixo volume de sobras contábeis e físicas, e significa que os 7 níveis de conciliação foram suficientes para sanear o ativo imobilizado do cliente.

Em outros projetos, normalmente em empresas que não realizam inventários com frequência, o volume das sobras contábeis e físicas é maior e se faz necessário essa etapa complementar, cuja contratação é opcional.

O saneamento consiste na análise das sobras após aplicação dos 7 níveis de conciliação e essa etapa é realizada nos locais onde foram inventariados, em conjunto com o com a equipe do cliente, verificando-se consistência do que consta no cadastro contábil, histórico do bem (modificações, baixas e transferências), descrição contábil X descrição física, revisão do Inventário físico se necessário nas áreas em que não houve acompanhamento integral por parte do cliente.

O saneamento deve ser realizado a quatro mãos, isso significa que a equipe da Global deverá ser acompanhada de colaboradores indicados pelo cliente em data previamente agendada para este fim.

O saneamento é a última etapa do projeto, após sua conclusão é que são emitidos os relatórios finais e preparada a base de dados para exportação (carga de dados ou atualização no ERP do cliente).

Esperamos ter contribuído nesta importante operação, contudo a equipe da Global Consult está a disposição para maiores detalhamentos entre em CONTATO ou deixe seu comentário.